Pourquoi préparer une réclamation?
Les projets ne se passent pas toujours comme prévu et peuvent entrainer des pertes et des surcoûts légitimement réclamables à votre cocontractant. Dans de nombreux cas, il sera nécessaire de présenter une réclamation afin d’obtenir la réparation du préjudice encouru.
Cette situation est souvent éprouvante, en effet, elle signifie généralement une perte financière susceptible de générer des tensions au sein de l’entreprise ainsi qu’une période de relations délicates avec votre cocontractant. De plus cela peut être une situation inédite pour votre entreprise qui ne saura pas nécessairement comment régler au mieux cette situation.
En confiant la préparation de votre réclamation à un spécialiste vous avez la garantie de prendre des décisions objectives et de formuler une demande adaptée au contexte vous permettant de sécuriser vos finances tout en préservant une relation saine avec votre cocontractant.
Enfin, la préparation d’une réclamation est également l’occasion de cerner les forces et les faiblesses en gestion contractuelle de votre organisation et de votre personnel et une opportunité d’amélioration continue.
Notre approche
- Etape préliminaire : prise de connaissance (1 journée)
Au cours d’une réunion les raisons qui vous pousse à envisager la préparation d’une réclamation sont exposées. Les démarches éventuellement déjà entreprises sont abordées, ainsi que vos points forts et points faibles. Nous analysons également quelques documents clés, tels que le contrat.
- 1ère étape : définition de l’objectif et des moyens (1 semaine)
Nous commençons par une analyse rapide et objective des éléments essentiels à la réussite d’une réclamation : les faits, le préjudice subi, les liens de causalité factuels et contractuels entre les faits et le préjudice, ainsi que le contexte (relation avec le donneur d’ordre, catégorie de celui-ci, pièces justificatives disponibles, etc.).
Suite à cette analyse, qui s’étend généralement sur une semaine, nous vous présentons une synthèse permettant d’élaborer conjointement la stratégie globale à adapter, en tenant compte à la fois du résultat potentiel et des efforts nécessaires pour l’atteindre.
- 2ème étape : préparation du mémoire de réclamation (de 1 à plusieurs mois)
La préparation du mémoire de réclamation s’articule en deux phases principales. Dans un premier temps, une analyse approfondie des données est réalisée afin d’étayer tous les aspects de la demande : factuels, contractuels et financiers. Dans un second temps, le mémoire est rédigé de manière précise et structurée.
Les personnes clés du projet sont impliquées tout au long de cette étape. Cette collaboration permet non seulement de compléter et de confronter les pièces justificatives, mais aussi d’offrir aux équipes un retour d’expérience précieux (REX) bien qu’informel, qu’elles pourront valoriser sur les futurs projets de l’entreprise.
En fonction de la complexité de la réclamation, il peut être nécessaire de solliciter des experts techniques ou juridiques. Nous favorisons en priorité l’implication de vos ressources internes, mais nous pouvons également mobiliser des experts externes si besoin.
Le mémoire est rédigé avec rigueur et s’appuie sur des faits objectifs, dans le but de convaincre la partie adverse du sérieux et du bien-fondé de votre demande.
- 3ème étape : négociation du mémoire de réclamation (de 1 à plusieurs mois)
L’objectif premier du mémoire est de permettre l’ouverture de négociations avec la partie adverse, un accomplissement qui peut constituer en soi un premier succès dans certaines circonstances, notamment lorsque la demande est théoriquement forclose. Le second objectif est de garantir que ces négociations se déroulent dans les meilleures conditions possibles.
Au cours des négociations, il peut être nécessaire de revisiter et d’approfondir certains points du mémoire afin de répondre aux arguments défensifs de la partie adverse, voire à ses propres réclamations. Ces échanges impliquent souvent plusieurs allers-retours, jusqu’à ce que les positions des deux parties soient stabilisées.
Une fois ces étapes franchies, vient le temps des réunions de négociation. À ce stade, il est crucial de bien appréhender le contexte global pour évaluer les marges de manœuvre et les attentes de la partie adverse.
Si nécessaire, les négociations peuvent également être facilitées par l’intervention d’un tiers neutre, tel qu’un médiateur ou un expert, afin de favoriser un dialogue constructif et équilibré.
- 4ème étape : retour d’expérience (1 semaine)
Un premier retour d’expérience (REX) est directement transmis au personnel impliqué lors de l’étape 2, au cours de la préparation du mémoire de réclamation. En fin de mission, nous proposons de formaliser et de généraliser ce retour d’expérience sous la forme d’une note de synthèse. Celle-ci identifie des axes d’amélioration visant à réduire le risque de reproduction de situations similaires.
Ces axes d’amélioration concernent principalement la gestion contractuelle des projets : clauses importantes à inclure ou à éviter dans un contrat, documents essentiels à annexer, ainsi que la gestion opérationnelle et contractuelle en cours de réalisation.
Nous pouvons également vous accompagner dans la mise en œuvre concrète de ces recommandations afin de renforcer vos pratiques et prévenir d’éventuels litiges futurs.